Auchan booste la facture électronique

Fin 2010, plus de la moitié des factures qu'Auchan reçoit de ses fournisseurs ne seront plus adressées par papier mais par canal électronique. Mieux : ces factures virtuelles, rédigées sous des formats homologués par l'administration fiscale, ne nécessitent pas de double « papier » pour un archivage physique. En cas de contrôle, le document informatique fait foi. « Fin 2009, plus de 40 % de nos factures faisaient l'objet d'une dématérialisation fiscale, souligne Éric Guilbert, responsable des échanges de données informatisées (EDI) chez Auchan. En 2010, nous allons passer à 55 ou 60 %. »

Beaucoup de temps gagné

À l'échelle d'Auchan, les enjeux sont colossaux. En abolissant le papier et donc le traitement manuel de 2,1 millions de factures l'an dernier, sur 5,5 millions au total, le groupe s'est épargné des milliers d'heures de travail. Tout en réduisant le risque de litiges sur facture (les données saisies chez l'industriel n'étant plus ressaisies une seconde fois) et le temps de traitement de ceux-ci. « Rien n'est plus facile que de rapprocher ligne à ligne des factures électroniques », se réjouit Éric Guilbert.

Si Auchan s'affirme comme l'un des pionniers de la facture électronique en France (derrière Carrefour, qui dématérialise 80 % de ses flux), le chantier nécessite un travail important. Il reste à convaincre les fournisseurs de la pertinence économique de la dématérialisation. Elle suppose en effet d'investir dans un outil informatique adéquat. Actuellement, 630 industriels sur les 8 000 d'Auchan empruntent ce canal. Avec les gros facturiers comme Nestlé ou Mars, pas de problèmes. « Le volume de documents qu'ils émettent offre un retour sur investissement rapide », analyse le responsable EDI. 465 des principaux facturiers se sont laissé convaincre depuis le début du projet, en 2006. Depuis, ils adressent leurs documents via un système d'EDI.

« Pour les fournisseurs, le ticket d'entrée à cette technologie est lourd, mais le coût d'exploitation est faible », confie Éric Guilbert. Cette équation économique reste en revanche peu favorable aux PME. Pour ces dernières, une innovation majeure mise sur le marché en 2007 par le prestataire B-Process change la donne. Il s'agit d'une technologie permettant d'émettre une facture électronique sous format PDF. Un système proposé en mode externalisé (ASP). Autrement dit, « cela ne nécessite pas d'investissement informatique de la part du fournisseur, nous gérons le service sur notre plate-forme », explique Alexis Renard, PDG de B-Process. Les clients payent au nombre de factures émises.

Convaincre les fournisseurs

« Une solution peu coûteuse à mettre en place, mais au coût d'exploitation plus élevé que l'EDI », observe Éric Guilbert. Pour Auchan, elle est l'occasion de convertir des facturiers moins importants, 180 actuellement.

Le distributeur souhaite convaincre un maximum d'industriels. Car, pour le moment, Auchan est contraint de numériser lui-même les quelque 3,5 millions de factures papier que les fournisseurs continuent de lui adresser.